Брифинги — важная часть моей работы. Набравшись достаточно опыта, делюсь им с вами.

На протяжении 8 лет я занималась разработкой ERP и CRM систем на платформе 1С и их интеграцией с различными сервисами, а еще 4 года провела «без кода»— проектирование пользовательских интерфейсов, исследования, анализ, менеджмент. Публикую подход, с помощью которого я начинаю работу над новыми проектами.

Эта статья будет особенно полезна, если вы занимаетесь дизайном, проектированием пользовательских интерфейсов, или примеряете на себя роль менеджера.

NB! Ниже часто будет встречаться слово «проект». Под проектом я подразумеваю любую работу, связанную с разработкой и проектированием продукта в цифровой среде.

Знакомство

На старте я задаю много вопросов, изучаю прошлый опыт компании и отмечаю планы заказчика на будущее. Мне важно не только познакомиться со всеми участниками процесса, но и понять устройство экосистемы, в которую меня погружают.

Серия интервью — отправная точка проекта. Через мой опрос обычно проходят не только лица, принимающие решения, но и сотрудники департаментов, отвечающие за функциональную оснащенность, разработку, формирование требований, операционную составляющую.

Цель знакомства — убедить друг друга в серьезности намерений.

Цель интервью — погрузиться в бизнес заказчика, выявить важные факты, понять ценность продукта.

Результатом моего опроса становится документ с перечнем целей и задач, описанием специфики проекта, ожиданий заказчика, а также тенденций и текущих проблем.

Эта информация позволит не только закрыть текущие задачи, но и предложить решение с перспективой на будущее.

Не пренебрегайте формальностями

Итоговый файл стоит обязательно передать заказчику для ознакомления и подтверждения информации. Даже лаконичный ответ на письмо с саммари документа будет означать «по рукам» и позволит убедиться, что вы верно друг друга поняли.

Некоторые проекты длятся годами, в бюрократической системе регулярно происходит смена кадров, да и по истечении времени у вас с командой могут сбиться ориентиры. Документ поможет быстро войти в курс дела новым участникам команды, а вам вернуть контроль над ситуацией.

За время своей работы я сформировала обязательный список тем и вопросов для интервью при работе над коммерческими продуктами. Отрываю от сердца ↴

Подготовка к интервью

Прежде всего хочу предостеречь вас от стратегической ошибки: никогда не отправляйтесь на интервью без подготовки. Найдите всю доступную информацию о компании, ее истории и лицах. Если вас поймают на том, что вы «плаваете» в материале, уровень доверия к вам может существенно снизиться.

Осведомленность о делах компании поможет вам быть в контексте, задавать нужные вопросы и промолчать, где это необходимо.

Список вопросов лучше отправить заказчику заранее. Так он получит представление о повестке встречи, подготовится и пригласит на нее нужных людей. Будет крайне печально смотреть презентацию с 13-дюймового монитора ноутбука или несколько раз проводить встречи, повторяя информацию по кругу, если при первом брифинге всех нужных людей собрать не удалось. Поэтому заранее решите все организационные вопросы: дата, время, место, участники, приглашения в календаре, повестка, заявки на пропуска, необходимое оборудование.

После подписания NDA попросите заказчика подготовить материалы для дальнейшей работы, например: исследования рынка, описание целевой аудитории, бренд-стратегию, фирстиль и т.д.

NB! Не просите людей заполнять опросник в письменном виде. Даже если они найдут на это время, как вы будете задавать уточняющие вопросы? Личная встреча в приоритете.

Составление брифа

Общие сведения о компании

История появления и развития компании, принципы, миссия и ценности, достижения и награды, география присутствия, направления деятельности и пр.

Прекрасно, если название компании «на слуху», но едва ли клиенты могут знать о том, что изначально, к примеру, она занималась продажей дорогостоящей алкогольной продукции, а синий цвет бренда — пережиток ранней ориентации на корпоративных клиентов.

Дополните сведения перечнем ссылок на основные и дополнительные сайты компании, мобильные приложения (если они есть). Если у компании несколько направлений деятельности, у каждого из них может быть собственный сайт. Наглядные примеры: «Концерн Калашников» и Disney. Обратите внимание, навигация на эти ресурсах не только глобальная в рамках конкретного сайта, но и универсальная, объединяющая все дополнительные сайты.

Бизнес-цели, задачи и сроки проекта, монетизация

Как именно проект должен приносить прибыль? — это вам предстоит выяснить. Узнайте, каких целей планирует добиться компания за счет проекта (например, редизайна) и расставьте приоритеты.

Необходимо разобраться в значимости каждой задачи, понять, как измерить ее достижимость. Замеры показателей «сейчас» и «после» позволят в дальнейшем ответить на встречный вопрос «Что вы сделали для компании?»

NB! Если продукт представлен не только в онлайне, но и в офлайне, вопросы надо продублировать, т.к. способы привлечения клиентов скорее всего будут существенно отличаться.

Риски

Успешность проекта — это не только качественный продукт на выходе, но и эффективное управление, например: отказ от ненужных работ.

Здесь вы должны проявить себя: постараться предвидеть непредвиденное и подстелить соломку там, где возможно. Обычно риски выявляет менеджер, но расслабляться вам не советую.

Прежде чем добавить в сценарий интервью список вопросов по выявлению рисков, необходимо:

• самостоятельно изучить продукт и этапы его развития, если он уже представлен на рынке, изучить продукты конкурентов,

• ознакомиться с историей компании заказчика из открытых источников, см. пункт «Подготовка к интервью».

Список вопросов зависит от специфики проекта, но, в любом случае, вам нужно узнать:

• какие риски могут повлиять на проект,

• какие у них могут быть последствия,

• что можно сделать, чтобы этого избежать.

Определите риски и опишите их, оцените важность, вероятность и последствия каждого. Только потом добавляйте информацию в бриф.

Обработка результатов

Первый шаг: Определите риски и опишите их в формате «Риск — Почему это важно».

Пример:

/Риск/ Заказчик изменил требования, прислал новые вводные, но сроки остались прежними.

/Почему это важно/ Не успеем вовремя, или команде придется работать сверхурочно.

Второй шаг: Оцените важность, вероятность и последствия каждого риска.

Для оценки можно использовать шкалу от 1 до 10, а потом перемножить показатели вероятности и последствий, чтобы определить важность риска.

Третий шаг: Добавьте риски в бриф.

Постоянно: Если по ходу реализации проекта возникают новые риски, важно их сразу озвучивать.

Ну и понимание рисков поможет трезво оценить сроки проекта. Например, в одной компании заранее предупредили о возможных неконтролируемых и частых изменениях требований со стороны HR-отдела. Поэтому, как минимум, на работы с соответствующим модулем мы заложили больше времени.

Продукт и бренд

Получите как можно больше информации о продукте заказчика: почему он такой, сколько стоит, где продается, какие у него конкурентные преимущества, какой имидж у бренда, как сейчас воспринимают его люди и др. Важно дополнить информацию измеряемыми параметрами бренда, определить воронку продаж (фактическую и целевую), выявить важные условия или ограничивающие факторы.

Текущие проблемы

В этом блоке вам предстоит описать причины, по которым компания решила провести редизайн или выпустить новый продукт. Также вам предстоит выявить текущие проблемы бизнеса, которые мешают компании достичь желаемых результатов.

Около 4 лет назад я разрабатывала программный комплекс для аудита торговых точек, который включал мобильное приложение для аудиторов и web-приложение для координаторов. Аудиторы в течение дня выполняли проверку порядка 10 торговых точек и в режиме онлайн передавали данные на сервер координаторам. В процессе интервью выяснилось, что во многих торговых точках плохое интернет-соединение, и обмен данными либо невыполним, либо занимает продолжительное время. В результате мы заранее позаботились о функционале, включающем режим отложенной передачи данных с пост-информированием об успешной доставке, а обмен изображениями и видео реализовали через пакетную передачу данных. Это не только решило проблему обмена, но и облегчило канал передачи данных.

Целевая аудитория

Когда речь заходит о целевой аудитории, я стараюсь не использовать термины «потребитель» и «юзер», ведь каждый ее представитель в первую очередь человек.

Возможно, ваш заказчик уже выполнил сегментацию и исследование целевой аудитории. Запросите у него эту информацию. Именно для людей, описанных в этих документах, вы будете проектировать интерфейс.

Пользовательские сценарии

Попросите заказчика описать сценарий поведения пользователей на сайте или в мобильном приложении. В последующем у вас может быть доступ к Google Analytics или Яндекс.Метрике и вы сможете дополнить количественные данные о пользовательском поведении информацией от заказчика.

Общие планы компании

Вам нужно выделить краткосрочные и долгосрочные планы компании, которые могут повлиять на проект. Часть планов может напрямую соприкасаться с интерфейсными решениями и послужить почвой для генерации UX-гипотез, а часть — стать предметом качественного улучшения CX.

Каналы

Изучите каналы привлечения и коммуникации онлайн и офлайн точек продаж. Например, для интернет-магазина продуктов питания это может быть: ассортимент в агрегаторе скидок «Едадил», контакт-центр, telegram-канал и пр. Такая инвентаризация даст представление о пользовательском пути, позволит спланировать UX-исследования и станет ценной информации при построения CJM/UJM.

Пожелания

Поговорите с каждым заинтересованным департаментом. Их цели и интересы могут отличаться/пересекаться или противоречить друг другу.

Конкуренты

Обычно заказчик хорошо знает основных конкурентов, их основные преимущества и недостатки, а также покупательские тренды.

Заполнение и проверка брифа

Тут мы возвращаемся к началу, где я говорила как важно «получить добро» на сформированный вами документ. Внимательно структурируйте весь собранный материал и передайте клиенту для ознакомления и дополнения.

По моему опыту, чем сложнее пробраться к руководству компании, тем труднее и энергозатратнее будет проект. Поэтому брифинг — это ваш первый тест на совместимость.

На этом я завершаю свой рассказ, надеюсь, этот материал был для вас полезным. Делитесь в комментариях ценным опытом или вопросами, которые вы используете на брифингах.

🔗 Статья на Medium